Garut, 24 Juli 2026 — Di tengah hiruk-pikuk tuntutan pelayanan publik yang cepat dan akurat, Pemerintah Desa Rancabango, Kecamatan Tarogong Kaler, Kabupaten Garut, kini memiliki alasan untuk bernapas lega.
Selama ini, warga yang mengurus surat keterangan domisili atau surat usaha harus datang ke kantor desa, mengisi formulir kertas, dan menunggu petugas mengetik ulang data satu per satu. Proses manual yang rentan kesalahan dan memakan waktu itu kini resmi berakhir.
Tim dosen dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) menggandeng aparatur desa setempat dalam program pengabdian masyarakat bertajuk “Penguatan Administrasi Digital Desa Rancabango dalam Mendukung Pemekaran Desa.”
Selama dua hari, Kamis hingga Jumat (9-10/7/2026) sepuluh peserta—terdiri dari sekretaris desa, kepala urusan keuangan, kepala seksi pemerintahan dan pelayanan, tiga kepala dusun, serta dua pelaku UMKM—digembleng untuk menguasai sistem berbasis Google Workspace.
Hasilnya sistem administrasi digital yang terintegrasi penuh mulai dari Google Forms, Google Sheets, Google Docs, hingga Autocrat kini siap beroperasi.
Masyarakat cukup mengisi formulir secara daring, dan secara otomatis surat resmi dalam format PDF—lengkap dengan nomor dan tanggal surat—terbit tanpa perlu pengetikan ulang oleh petugas.
Efisiensi Waktu dan Akurasi Data Jadi Prioritas
“Sebelum program ini, dokumen administrasi tersebar di beberapa komputer, nomor surat ditulis manual sehingga rawan duplikasi, dan warga harus antre lama,” ujar Sufa’atin, ketua tim pengabdian dari UNIKOM.
“Kami memberikan solusi yang tidak hanya cepat, tetapi juga bisa diakses kapan saja dan tidak bergantung pada satu orang petugas tertentu.” Lanjutnya.
Sistem yang dibangun memungkinkan setiap permohonan data pemohon langsung tersimpan rapi dalam satu basis data bersama (Google Sheets).
Nomor surat dan tanggal terbit otomatis dihasilkan berdasarkan timestamp pengisian formulir—sebuah terobosan yang secara signifikan meminimalkan kesalahan administrasi.
Salah satu peserta, Sekretaris Desa Rancabango, mengaku terbantu. “Dulu saya harus mengetik ulang data warga berulang kali. Sekarang tinggal klik, surat jadi. Ini sangat membantu, apalagi desa kita sedang bersiap menghadapi pemekaran. Sistem seperti ini mudah direplikasi dan diwariskan ke perangkat desa mana pun,” ungkapnya.
Peserta Puas, Antusiasme Tinggi
Berdasarkan kuesioner evaluasi yang dibagikan di akhir pelatihan, 100 persen peserta menyatakan sangat puas.
Mayoritas menilai materi, narasumber, dan metode praktik langsung sangat baik. Bahkan, kepercayaan diri peserta dalam mengoperasikan alur kerja digital meningkat signifikan.
Hanya saja, kendala klasik masih menghantui: koneksi internet yang tidak stabil menjadi keluhan utama hampir 70 persen peserta. Kendala lain seperti keterbatasan sumber daya manusia dan sarana prasarana pendukung juga turut disebutkan.
Langkah ke Depan: Perluasan Layanan dan Sosialisasi
UNIKOM dan Pemerintah Desa Rancabango sepakat untuk terus berkolaborasi. Dalam waktu dekat, sistem serupa direncanakan diperluas ke jenis surat administrasi lain, termasuk pelaporan tingkat RT/RW.
Sosialisasi penggunaan formulir daring kepada masyarakat luas juga menjadi agenda penting agar seluruh warga dapat menikmati kemudahan ini.
“Kami tidak hanya ingin membantu desa membuat sistem, tetapi juga memastikan keberlanjutannya. Panduan operasional internal desa akan kami susun bersama agar sistem tetap berjalan meski terjadi pergantian perangkat desa,” tambah Irawan Afrianto, salah satu anggota tim pengabdi.
Digitalisasi Desa: Keniscayaan, Bukan Sekadar Tren
Kegiatan ini membuktikan bahwa transformasi digital di tingkat desa bukan lagi wacana, melainkan kebutuhan mendesak.
Apalagi dengan rencana pemekaran Desa Rancabango, penguatan administrasi digital menjadi fondasi penting untuk memastikan setiap wilayah administratif baru memiliki tata kelola dokumen yang tertata, transparan, dan akuntabel.
Dengan dukungan penuh dari Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) UNIKOM serta antusiasme aparatur desa, langkah kecil ini diharapkan menjadi pijakan kokoh bagi Desa Rancabango menuju pelayanan publik yang modern, cepat, dan bebas dari antrean panjang.
